フォームで送信された添付ファイルをOCRで読み取り、Gmailで通知する

■概要

フォームで受け取った請求書や申込書などの添付ファイルを、一つひとつ手作業で開封し内容を確認する業務に手間を感じていませんか。
目視での確認や手入力は時間がかかるだけでなく、見落としや転記ミスが発生する原因にもなり得ます。
このワークフローを活用すれば、Yoomのフォーム機能で受け取ったファイルを自動でOCR処理し、抽出したテキスト情報をGmailで関係者に通知することが可能になり、書類確認業務を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Webフォームで受け取った添付ファイルの確認や転記作業に手間を感じている方
• 請求書や申込書などの書類処理を効率化したい経理・総務・営業事務担当の方
• OCR技術を活用して、手作業による入力ミスをなくし業務品質を向上させたい方

■このテンプレートを使うメリット

• フォームへのファイル添付を起点に、内容の読み取りから通知までを自動化し、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• OCRによるテキスト抽出を行うため、手作業によるデータの転記ミスや確認漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、ファイル添付項目を含む受付フォームを作成します。
3. 次に、オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、フォームで送信されたファイルを読み取り対象として指定します。
4. 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、OCRで抽出したテキスト情報を含めたメールを関係者に送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• フォームトリガーで作成するフォームの質問項目は、収集したい情報に応じて任意で設定してください。
• OCR機能で画像やPDFから抽出する項目（例：会社名、金額、日付など）は、読み取る書類のフォーマットに合わせて任意で指定できます。
• Gmailで通知するメールの宛先（To, Cc, Bcc）、件名、本文は、OCRで取得した情報を差し込むなど自由にカスタマイズしてください。

■注意事項

• GmailとYoomを連携してください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。
• フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
  無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。