■概要
Boxにアップロードされる請求書や申込書の内容確認と、関係者への共有を手作業で行っていませんか。この定型業務は時間がかかるだけでなく、確認漏れや共有ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Boxにファイルが追加されるだけで、OCRが自動で文字情報を読み取り、その内容をDiscordへ通知するため、手作業によるファイル確認や情報共有の手間を省くことができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Boxに保存した請求書や申込書などの内容確認と共有を手作業で行っている方
- OCR機能を活用して、紙媒体やPDFの文字情報をデータ化したいと考えている方
- 書類の確認漏れや転記ミスなどのヒューマンエラーをなくしたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Boxへのファイル追加をトリガーに、内容の読み取りからDiscordへの通知までを自動化し、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- OCR機能が自動でテキストを抽出するため、目視での確認や手入力による転記ミスといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとDiscordをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定し、対象のフォルダを指定します。
- 次に、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで取得したファイルを指定します。
- 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「任意の画像やPDFを読み取る」アクションで、ダウンロードしたファイルから読み取りたい項目を設定します。
- 最後に、オペレーションでDiscordの「メッセージを通知」アクションを設定し、OCRで読み取った情報を指定のチャンネルに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- トリガーに設定するBoxは、Google DriveやDropboxなどの他のストレージアプリに変更しても同様のワークフローが作成可能です。
- OCR機能で読み取る項目は、書類のフォーマットに応じて日付や会社名、金額など任意で設定することができます。
- Discordへメッセージを通知するアクションでは、通知先となるチャンネルIDを任意で設定してください。
■注意事項
- Box、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 - チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
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