■概要
Boxにアップロードされた請求書や契約書などの内容を確認し、手作業でMicrosoft Teamsに関係者へ通知する業務は、手間がかかる上に共有漏れのリスクも伴います。
このワークフローを活用すれば、Boxにファイルが追加されるだけでOCR機能が自動で内容を読み取り、指定したMicrosoft Teamsのチャネルに通知するため、確認漏れや共有遅れといった課題を解消し、業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- BoxとMicrosoft Teamsを使い、手作業でのファイル共有に非効率を感じている方
- 請求書などの書類をBoxで管理しており、関係者への共有を自動化したいと考えている方
- 書類の確認漏れや共有遅延を防ぎ、業務の正確性を高めたいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Boxへのファイル追加からMicrosoft Teamsへの通知までが自動化され、これまで手作業での確認や共有にかかっていた時間を短縮できます。
- 手動での対応が不要になるため、重要書類の確認漏れや関係者への共有ミスといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します。
- 次に、オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」を選択し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」を設定し、OCRで読み取った内容を任意のチャネルに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxのトリガーは、Google DriveやDropboxなど他のオンラインストレージアプリに変更しても、同様のワークフローを構築することが可能です。
- OCR機能で読み取る項目は、請求書番号や金額、会社名など、取得したい情報に応じて任意で設定できます。
- Microsoft Teamsへの通知アクションでは、通知先となるチームIDやチャネルIDを、共有したい宛先に合わせて任意で設定してください。
■注意事項
- Box、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 - Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
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