Googleフォームで送信されたファイルをOCRで読み取り、Airtableに追加する

■概要

Googleフォームで受け取った申込書や請求書などのファイル内容を確認し、Airtableへ手入力する作業は手間がかかり、入力ミスも発生しやすいのではないでしょうか？
このワークフローを活用すれば、フォームへの回答送信をきっかけに添付されたファイルをOCRで自動的に読み取り、抽出したテキストデータをAirtableのデータベースへ直接追加するため、面倒な転記作業を効率化し、業務の正確性を向上させます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Googleフォームで受け取ったファイルの内容をAirtableへ手作業で転記している方
• OCRを活用して紙やPDF書類のデータ化を効率化したいと考えている業務担当者の方
• 定型的なデータ入力作業を自動化し、ヒューマンエラーをなくしたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• フォームにファイルが添付されると自動でOCR処理とAirtableへの登録が行われるため、データ転記にかかる時間を短縮できます。
• 手作業による転記がなくなることで、入力間違いや項目漏れなどのヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を高めることに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Googleフォーム、Google Drive、AirtableをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」を設定します。
3. 続いて、オペレーションでGoogleフォームの「特定の回答情報を取得」を設定し、ファイルがアップロードされた質問項目を指定します。
4. 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」を設定し、前のステップで取得したファイルIDを指定します。
5. 続いて、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」を設定し、ダウンロードしたファイルを処理します。
6. 最後に、オペレーションでAirtableの「レコードを作成」を設定し、OCRで読み取ったテキストデータを任意のフィールドに追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleフォームのトリガー設定で、自動化の対象としたいフォームのIDを任意で設定してください。
• OCR機能のオペレーションでは、読み取る書類の言語や使用するAIモデル、文字数に応じたアクション、抽出したい項目などを任意で設定できます。
• Airtableでレコードを作成するアクションでは、データを追加したいベースID、テーブルIDまたはテーブル名、および各フィールド情報を任意で設定してください。

■注意事項

• Googleフォーム、Google Drive、AirtableのそれぞれとYoomを連携してください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。