■概要
OneDriveにアップロードされた請求書や領収書の内容を、一つひとつ手作業で確認し、Airtableに転記する作業は手間がかかるのではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、OneDriveにファイルが保存されると、AIのOCR機能が自動で文字情報を読み取り、Airtableへデータを追加します。
定型的なデータ入力作業から解放され、業務の正確性と効率を高めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- OneDriveに保存した請求書などの内容を、手作業でAirtableに転記している方
- OCRによる文字起こしとデータベースへの登録作業を自動化し、業務を効率化したい方
- 手作業によるデータ入力のミスをなくし、情報の正確性を高めたいバックオフィス担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- OneDriveへのファイル追加だけでOCR処理とAirtableへの登録が自動で完了するため、データ入力に費やしていた時間を短縮できます。
- 人の手によるデータ転記が不要になることで、入力ミスや読み間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を維持します。
■フローボットの流れ
- はじめに、OneDriveとAirtableをYoomと連携します。
- トリガーでOneDriveを選択し、「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」を設定します。
- オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件で後続の処理を実行するかを判断させます。
- 次に、OneDriveの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします。
- AI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションで、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。
- 最後に、Airtableの「レコードを作成する」アクションを設定し、抽出した情報を基に新しいレコードを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能では、特定のファイル名や拡張子のみを処理対象とするなど、後続のオペレーションを実行する条件を任意で設定してください。
- OneDriveのトリガー設定では、監視対象としたいドライブやフォルダのIDを任意で指定してください。
- AIによるOCR機能では、読み取り対象となるファイルの添付方法や、抽出したい項目、読み取る言語などを任意でカスタマイズしてください。
- Airtableへのレコード作成時に、データを追加したいベースやテーブル、登録するフィールドと値をそれぞれ指定してください。
■注意事項
- OneDrive、AirtableのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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