OneDriveにアップロードされたファイルをOCRで読み取り、Airtableに追加する

■概要

OneDriveにアップロードされた請求書や領収書の内容を、一つひとつ手作業で確認し、Airtableに転記する作業は手間がかかるのではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、OneDriveにファイルが保存されると、AIのOCR機能が自動で文字情報を読み取り、Airtableへデータを追加します。
定型的なデータ入力作業から解放され、業務の正確性と効率を高めることが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方

• OneDriveに保存した請求書などの内容を、手作業でAirtableに転記している方
• OCRによる文字起こしとデータベースへの登録作業を自動化し、業務を効率化したい方
• 手作業によるデータ入力のミスをなくし、情報の正確性を高めたいバックオフィス担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

• OneDriveへのファイル追加だけでOCR処理とAirtableへの登録が自動で完了するため、データ入力に費やしていた時間を短縮できます。
• 人の手によるデータ転記が不要になることで、入力ミスや読み間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を維持します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OneDriveとAirtableをYoomと連携します。
2. トリガーでOneDriveを選択し、「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」を設定します。
3. オペレーションで分岐機能を設定し、新規ファイルの場合のみ後続の処理を実行するかを判断させます。
4. 次に、OneDriveの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします。
5. AI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションで、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。
6. 最後に、Airtableの「レコードを作成する」アクションを設定し、抽出した情報を基に新しいレコードを作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• 分岐機能では、特定のファイル名や拡張子のみを処理対象とするなど、後続のオペレーションを実行する条件を任意で設定してください。
• OneDriveのトリガー設定では、監視対象としたいドライブやフォルダのIDを任意で指定してください。
• AIによるOCR機能では、抽出したい項目、読み取る言語などを任意でカスタマイズしてください。
• Airtableへのレコード作成時に、データを追加したいベースやテーブル、登録するフィールドと値をそれぞれ設定してください。固定のテキストだけでなく、前段のオペレーションで取得した情報を埋め込むことも可能です。

■注意事項

• OneDrive、AirtableのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• 分岐はミニプラン以上、OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。その他のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
• アプリの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性があるのでご了承ください。