Boxに追加されたファイルをOCRで読み取り、Gmailで送信する

■概要

Boxにアップロードされた請求書や申込書などのファイル、手動で確認してメールで共有していませんか？
こうした定型的な作業は手間がかかる上に、確認漏れや転記ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。
このワークフローを活用すれば、Boxにファイルが追加されると自動でOCRが内容を読み取り、その結果をGmailで送信するため、一連の確認・共有業務を自動化し、作業の抜け漏れを防ぎます。

■このテンプレートをおすすめする方

• ・Boxで受け取る書類の内容確認や情報共有を手作業で行っている管理部門の方
• ・BoxとGmailを日常的に利用しており、ファイル連携を効率化したいと考えている方
• ・OCRを活用して紙やPDFの情報をデータ化し、業務プロセスを改善したい方

■このテンプレートを使うメリット

• ・Boxへのファイル追加を起点に、OCRでの読取りとGmailでの通知が自動で完結するため、手作業での確認やメール作成の時間を短縮できます。
• ・手作業によるファイルの確認漏れや、抽出したテキストの転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。

■フローボットの流れ

1. 1.はじめに、BoxとGmailをYoomと連携します。
2. 2.次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定し、対象のフォルダを指定します。
3. 3.続いて、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、アップロードされたファイルを指定します。
4. 4.次に、オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキストを抽出します。
5. 5.最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、OCRで抽出した内容を本文に含めてメールを送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• トリガーに設定しているBoxは、Google DriveやDropboxなどの他のオンラインストレージアプリに変更しても、同様のワークフローを作成できます。
• OCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションでは、読み取りたい項目を任意で設定することが可能です。
• Gmailで送信するメールの件名や本文の内容、送信先のメールアドレスは、ご自身の業務に合わせて自由に設定してください。

■注意事項

• Box、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。
  フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
  無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。