■概要
Boxにアップロードされた請求書や発注書の内容を確認し、手動でOutlookのメールに情報を転記して関係者へ共有する作業に手間を感じていませんか。
このような定型的ながらも重要な業務は、ヒューマンエラーのリスクも伴います。
このワークフローを活用すれば、Boxにファイルが追加されるだけでOCRが内容を自動で読み取り、Outlookからメールを送信するため、手作業による業務負担や入力ミスといった課題を解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Boxに保管した書類の内容を、手作業でOutlookメールに転記し共有している方
- 書類の目視確認や手入力による作業に、時間的なコストやミスを感じている方
- BoxとOutlookを連携させ、反復業務を自動化してコア業務に注力したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Boxへのファイル追加を起点にOCRでの読取り、Outlookでのメール送信までが自動化され、手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- OCR機能がファイルの内容を自動で読み取りメール本文に反映させるため、手入力による転記ミスや確認漏れなどのヒューマンエラーを防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定し、対象のフォルダを指定します。
- 続いて、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーでアップロードされたファイルを取得します。
- 次に、オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、OCRで読み取った内容を本文に含めたメールを自動で送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- トリガーに設定するBoxは、Google DriveやDropboxといった他のストレージアプリに変更しても同様のワークフローが作成可能です。
- OCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションでは、読み取る書類のフォーマットに合わせて抽出項目を任意で設定してください。
- Outlookから送信するメールの宛先や件名、本文の内容は、OCRで読み取った情報を含めて自由にカスタマイズできます。
■注意事項
- Box、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 - チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 - Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
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