■概要
Webフォームから送られてくる申込書や請求書などの添付ファイルを、都度ダウンロードして内容を確認し、関係者に通知する作業は手間がかかるのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、フォームが送信されると同時に添付ファイルをOCRで自動的にテキスト化し、その内容をOutlookで指定の担当者へ通知できます。これにより、手作業による確認・通知業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Webフォームで受け付けた添付ファイルの内容確認や転記作業に手間を感じている方
- 手作業によるファイルの確認ミスや、関係者への通知漏れを防ぎたいと考えている方
- OCRとメール通知を連携させ、一連の定型業務を自動化したい業務改善担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム送信からファイル読取り、通知までを自動化し、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手動での情報転記やメール作成が不要になるため、入力ミスや宛先間違いといったヒューマンエラーを防止します。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガーを設定し、フォームが送信された際にフローが起動するようにします。
- 次に、オペレーションでOCR機能を設定し、フォームに添付された画像やPDFファイルからテキストを読み取ります。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、OCRで読み取った内容を本文に含めて指定の宛先に送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookでメールを送信するオペレーションでは、通知先となるメールアドレスをTo, Cc, Bccにそれぞれ任意で設定できます。
- メールの件名や本文は自由に編集でき、OCR機能で取得したテキストを変数として差し込むことや、固定の挨拶文や署名を追加することも可能です。
■注意事項
- OutlookとYoomを連携してください。・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
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