Slackで受信した添付ファイルをOCRで読み取り、Outlookに通知する

※こちらのテンプレートで紹介しているSlackのダウンロードアクションは現在利用できません。

‍

■概要

Slackで請求書や申込書などのファイルを受け取った際、その内容を確認して担当者へメールで通知する作業に手間を感じていませんか。手作業での対応は時間がかかるだけでなく、確認漏れや通知忘れの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Slackに添付ファイルが投稿されると、OCR機能が自動で内容を読み取りOutlookで通知するため、こうしたファイル共有に関する一連の業務を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Slackで受け取ったファイルの内容確認や転記に手間を感じている経理や総務担当の方
• SlackとOutlookを跨いだ手作業での情報伝達を自動化し、業務を効率化したい方
• 定型的な通知業務を自動化することで、より重要なコア業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Slackへのファイル投稿を起点に、内容の読み取りからOutlookでの通知までが自動化されるため、手作業で対応していた時間を短縮できます。
• ファイル内容の確認漏れや転記ミス、メールでの通知忘れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、SlackとOutlookをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでSlackを選択し、「ファイルがチャンネルに投稿されたら」というアクションを設定し、対象のチャンネルを指定します。
3. オペレーションで、Slackの「投稿されたファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで投稿されたファイルを取得します。
4. 次に、OCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルの内容をテキストデータとして抽出します。
5. 最後に、Outlookの「メールを送る」アクションを設定し、OCR機能で取得した情報を本文に記載して指定の宛先にメールを送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookでメールを送信するオペレーションでは、通知先となるメールアドレス（To, Cc, Bcc）を任意で設定できます。
• メールの件名や本文には、OCR機能で取得したファイルの内容を変数として埋め込み、通知内容を具体的にすることが可能です。
• メール本文には、固定の挨拶文や署名などを自由に追加でき、実際の業務に合わせたフォーマットで通知メールを作成できます。

■注意事項

• SlackとOutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちらをご参照ください。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。