■概要
DocuSignで電子契約が完了した後、その内容を確認し関係部署へ共有する作業は、迅速さが求められる一方で手間がかかる業務ではないでしょうか。特に契約内容の要点を手作業で転記し、通知する際にはミスが発生するリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、DocuSignでの契約完了をきっかけに、契約書を自動でOCR処理し、その内容をSlackへ即座に通知できるため、こうした一連のプロセスを効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- DocuSignで締結した契約書の情報を、手作業でSlackに共有している法務・営業担当者の方
- 契約完了後の内容確認や、関係者への共有漏れや遅延といった課題を抱えているチームリーダーの方
- 電子契約後のバックオフィス業務全体の効率化や、ペーパーレス化を推進したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 契約完了から内容確認、社内共有までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、より重要な業務に集中できます。
- 契約情報の転記や通知作業を自動化することで、入力間違いや共有漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、DocuSignとSlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDocuSignを選択し、「エンベロープが完了したら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでDocuSignの「特定のエンベロープの書類情報を取得する」アクションを設定し、完了した契約書の情報を取得します。
- 同じくDocuSignの「特定のエンベロープの書類をダウンロードする」アクションで、契約書ファイル自体を取得します。
- オペレーションでOCR機能を選択し、「任意の画像やPDFを読み取る」アクションで、ダウンロードした契約書から必要な情報をテキストデータとして抽出します。
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、抽出した情報を指定のチャンネルへ通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OCR機能のアクション設定では、契約書の中から「契約社名」「契約金額」「契約期間」など、読み取りたい項目を任意で指定することが可能です。
- Slackにメッセージを送信するアクションでは、通知先のチャンネルやメンション先を自由に設定できます。また、メッセージ本文に固定のテキストだけでなく、前段のオペレーションで取得した契約情報（会社名や完了日など）を組み込んで送信できます。
■注意事項
・DocuSignとSlackそれぞれとYoomを連携してください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
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