Outlookに添付されたスクリーンショットをOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する

■概要

Outlookに届くメールに添付されたスクリーンショットの内容を、都度手作業で確認し、Google スプレッドシートに転記していませんか？このような定型的な作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーが発生する原因にもなります。このワークフローを活用すれば、特定のメール受信をきっかけに、添付されたスクリーンショットの情報をOCR機能で自動的に読み取り、Google スプレッドシートへ追加できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Outlookで受信する画像付きの報告メールなどの情報を手作業で転記している方
• スクリーンショットの内容をOCRで読み取り、データ化する手間を省きたい方
• Google スプレッドシートへのデータ入力を自動化し、人的ミスをなくしたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Outlookで受信したメールから自動で画像データを抽出し転記するため、手作業の時間を削減できます。
• 手動でのデータ転記が不要になることで、入力間違いや確認漏れといったヒューマンエラーを防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」アクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションで分岐機能を設定し、添付ファイルの有無で処理を分けます。
4. 添付ファイルがある場合は、Outlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを順に設定します。
5. オペレーションのOCR機能を設定し、ダウンロードしたスクリーンショットからテキスト情報を読み取ります。
6. 最後に、Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRで読み取ったデータを指定のシートに追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• OCR機能では、読み取りたいスクリーンショットのどの部分のテキストを抽出するか、項目を任意で設定できます。
• Google スプレッドシートへレコードを追加する際に、対象のスプレッドシートID、書き込み先のタブ名、データを追加するテーブルの範囲を任意で設定してください。

■注意事項

・Outlook、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。

・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。

・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。

・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。

・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。