Googleフォームから送信されたスクリーンショットをOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する

■概要

Googleフォームでスクリーンショットなどの画像ファイルを受け付け、その内容を確認しながら手作業で転記する業務は、手間がかかる上にミスも発生しやすいのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をきっかけに、添付された画像をOCRで自動的にテキスト化し、Google スプレッドシートに情報を追加します。これにより、面倒なデータ入力作業を自動化し、業務の正確性を高めることが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方

• Googleフォームで受け取った画像データの入力作業に手間を感じている方
• 報告書や申請書などを画像で受け取り、Google スプレッドシートで管理している方
• 手作業によるデータ転記での入力ミスをなくし、業務の正確性を高めたい方

■このテンプレートを使うメリット

• フォーム送信からスプレッドシートへの記録までが自動化され、手作業での転記に費やしていた時間を短縮することができます。
• システムが自動で処理を行うため、読み間違いや入力漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google フォーム、Google Drive、Google スプレッドシートをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle フォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでGoogle フォームの「特定の回答情報を取得」アクションを設定し、添付ファイルの情報などを取得します。
4. オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、取得したファイル情報を元に画像をダウンロードします。
5. さらに、オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードした画像からテキストを抽出します。
6. 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出したテキストデータを指定のシートに追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• OCR機能では、画像ファイルから読み取りたいテキストの範囲や抽出したい項目を任意で設定できます。
• Google スプレッドシートにレコードを追加するアクションでは、出力先のスプレッドシートIDやタブ名、データを書き込むテーブルの範囲を任意で指定してください。

■注意事項

・Googleフォーム、Google Drive、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。

・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133

・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。

・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。