Microsoft Teamsから送信されたスクリーンショットをOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する

■概要

Microsoft Teamsのチャネルに共有されるスクリーンショットの内容を確認し、手作業で別シートに転記する作業は手間がかかるだけでなく、入力ミスも発生しやすいのではないでしょうか？
このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsに投稿されたスクリーンショット画像をOCR機能で自動で読み取り、Google スプレッドシートにテキストデータを追加できるため、こうした手作業による転記作業からの解放を支援します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft Teamsに投稿されるスクリーンショット情報を手作業で転記している方
• 画像に含まれるテキスト情報を効率的にデータ化したいと考えている業務担当者の方
• OCRとSaaSを連携させ、定型業務の自動化を進めたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Teamsへの画像投稿を起点に文字起こしと転記が自動実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業によるデータ転記が不要になるため、入力間違いや情報の抜け漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft Teams、Microsoft SharePoint、Google スプレッドシートをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、画像ファイルが添付されている場合にのみ後続の処理が実行されるよう条件を定めます。
4. 次に、Microsoft SharePointの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、Teamsに投稿された画像ファイルを取得します。
5. 次に、OCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードした画像からテキスト情報を抽出します。
6. 最後に、Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出したテキストデータを指定のシートに追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Microsoft Teamsのトリガー設定では、対象としたいチームIDやチャネルIDを任意で設定してください。
• 分岐機能では、画像ファイルが添付されている場合のみフローを起動するなど、実行条件を任意で設定できます。
• Microsoft SharePointでファイルをダウンロードする際に、対象のサイトIDやドライブIDなどを任意で設定してください。
• OCR機能の設定では、読み取る言語や使用するAI、特定の項目のみを抽出するよう任意で設定が可能です。
• Google スプレッドシートでレコードを追加する際に、どの列にどのデータを追加するか、値を任意で設定してください。

■注意事項

• Microsoft Teams、Microsoft SharePoint、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。