■概要
経費精算などでGmailに届くレシートの管理に手間を感じていませんか。添付ファイルを開いて内容を確認し、Google スプレッドシートに一件ずつ手入力する作業は、時間がかかるだけでなく入力ミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信すると自動で添付されたレシート画像をOCRで読み取り、Google スプレッドシートに情報を追加できるため、経費管理業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailに届くレシートを手作業でGoogle スプレッドシートに転記している経理担当者の方
- 日々の経費申請やレシート管理の工数を削減し、コア業務に集中したいと考えている方
- OCR機能を活用して、紙や画像の書類からのデータ入力を自動化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでレシートメールを受信するだけで、OCRによる読み取りからGoogle スプレッドシートへの追加までが自動化され、手作業の時間を削減できます。
- 手作業によるデータの転記がなくなるため、金額や日付などの入力間違いや記載漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」アクションを設定し、処理対象としたいメールを識別するためのラベルを任意で指定してください。
- 次に、オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」を設定し、トリガーで取得したメールの添付ファイルを読み取ります。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」を設定し、OCRで読み取ったデータを指定のシートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- このワークフローで利用するOCR機能（画像・PDFから文字を読み取る）は、チームプランまたはサクセスプランで利用可能な機能です。フリープラン、ミニプランではご利用いただけないためご注意ください。
- Yoomの有料プランは2週間の無料トライアルをお試しいただけます。トライアル期間中は、OCR機能を含む全ての機能をご利用可能ですので、実際の業務に近い形での自動化を体験できます。
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