Gmailで受信したレシートをOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する

Gmailで受信したレシートをOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する

Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Google スプレッドシート
Gmail
を自動連携できます。
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■概要

経費精算などでGmailに届くレシートの管理に手間を感じていませんか。添付ファイルを開いて内容を確認し、Google スプレッドシートに一件ずつ手入力する作業は、時間がかかるだけでなく入力ミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信すると自動で添付されたレシート画像をOCRで読み取り、Google スプレッドシートに情報を追加できるため、経費管理業務の効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

  • Gmailに届くレシートを手作業でGoogle スプレッドシートに転記している経理担当者の方
  • 日々の経費申請やレシート管理の工数を削減し、コア業務に集中したいと考えている方
  • OCR機能を活用して、紙や画像の書類からのデータ入力を自動化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

  • Gmailでレシートメールを受信するだけで、OCRによる読み取りからGoogle スプレッドシートへの追加までが自動化され、手作業の時間を削減できます。
  • 手作業によるデータの転記がなくなるため、金額や日付などの入力間違いや記載漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を高めます。

■フローボットの流れ

  1. はじめに、GmailとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
  2. トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」アクションを設定し、処理対象としたいメールを識別するためのラベルを任意で指定してください。
  3. 次に、オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」を設定し、トリガーで取得したメールの添付ファイルを読み取ります。
  4. 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」を設定し、OCRで読み取ったデータを指定のシートに追加します。
※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

  • このワークフローで利用するOCR機能(画像・PDFから文字を読み取る)は、チームプランまたはサクセスプランで利用可能な機能です。フリープラン、ミニプランではご利用いただけないためご注意ください。
  • Yoomの有料プランは2週間の無料トライアルをお試しいただけます。トライアル期間中は、OCR機能を含む全ての機能をご利用可能ですので、実際の業務に近い形での自動化を体験できます。
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従来のRPAでは単純な繰り返し作業しか自動化できず、その設定作業はとても複雑なものでした。
AI・API・RPA・OCRなど様々な技術を組み合わせた「ハイパーオートメーション」なら、これまでは実現できなかった多くの作業を、これまでよりも簡単に自動化することが可能です。
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YoomではGoogleスプレッドシートのAPIをノーコードで活用することができます。スプレッドシートとYoomを連携することで、スプレッドシートへの情報入力を自動化したり、スプレッドシートの雛形を元に書類を自動的に作成することが可能です。また、Yoomのデータベースにスプレッドシートの情報を同期し、様々な用途で活用することも可能です。
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