■概要
Googleフォームを利用した経費申請などで、添付されたレシート画像の内容を手作業でスプレッドシートに転記する業務に手間を感じていませんか。この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されると、添付されたレシートの情報をOCR機能で自動で読み取り、Google スプレッドシートへデータが追加されるため、一連の転記作業を自動化し、業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで経費申請を受け付け、手作業でスプレッドシートに転記している経理担当者の方
- レシートの確認やデータ入力の作業負担を軽減し、ミスのない経費管理を実現したいマネージャーの方
- OCR技術を活用して、紙媒体からのデータ入力を自動化したいと考えている業務改善担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームにレシートが添付されるとOCRが内容を自動で読み取り、スプレッドシートへ転記するため、手作業の時間を短縮します。
- 手作業によるデータの転記が不要になるため、入力間違いや記載漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、正確なデータ管理に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Googleフォーム、Google Drive、Google スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームに添付されたレシートファイルを指定します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRで読み取ったデータを指定のシートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、自動化の対象としたいフォームのIDを任意で設定してください。
- AI機能によるOCRのアクションでは、使用するAIモデルや言語の選択、またレシート内のどの項目（金額、日付など）を抽出するかを任意で設定します。
- Google スプレッドシートにレコードを追加するアクションでは、データを記録したいスプレッドシートIDやシートID、どの列に何のデータを入力するかを任意で設定してください。
■注意事項
- Googleフォーム、Google Drive、Google スプレッドシートとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法はこちらを参照ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
.avif)
