■概要
Microsoft Teamsで受信する請求書や発注書などの添付ファイルを、都度手動で確認し内容を転記する作業は手間がかかるだけでなく、ミスの原因にもなりえます。このワークフローを活用することで、Microsoft Teamsの特定チャネルにファイルが投稿された際に、自動でファイルの内容をOCR機能で読み取り、指定のSlackのチャンネルに通知することが可能になり、こうした手作業の課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft Teamsで受け取る帳票類の処理を手作業で行っている経理や営業事務の方
- 添付ファイルの内容確認と関係者への通知を自動化し、対応漏れを防ぎたい方
- OCR技術を活用して、紙やPDFを起点とした業務フローの効率化を検討している方
■このテンプレートを使うメリット
- Microsoft Teamsへのファイル投稿を起点に、内容の読み取りからSlackへの通知までが自動化され、手作業にかかっていた時間を削減できます。
- 自動処理によって、添付ファイルの見落としや内容の転記ミスといったヒューマンエラーを防止し、業務の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft Teams、Microsoft SharePoint、SlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、添付ファイルの有無で後続の処理を分岐させます。
- ファイルがある場合は、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、添付ファイルを取得します。
- 次に、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキストデータを抽出します。
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、抽出したテキスト情報を任意のチャンネルに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft Teamsのトリガーでは、メッセージを受信するチャネルを任意で設定できます。
- 分岐機能では、メッセージに添付ファイルが含まれているかなど、前のステップで取得した情報をもとに後続のオペレーションを分岐させる条件を自由に設定可能です。
- OCR機能では、読み取りたいファイルの項目（例えば請求日や金額など）を任意で設定し、必要な情報だけを抽出することができます。
- Slackへの通知アクションでは、通知先のチャンネルやメンション相手を任意で設定できるほか、本文にOCRで読み取った内容を変数として埋め込むなどのカスタムが可能です。
■注意事項
- Microsoft Teams、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
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