Gmailで受信した添付ファイルをOCRで読み取り、Zoomでミーティングを作成する

■概要

Gmailで受信した申込書などの添付ファイルを確認し、手作業でZoomミーティングを作成する業務に手間を感じていませんか。この定型業務は、確認漏れや入力ミスが発生しやすく、業務のボトルネックになることもあります。このワークフローを活用すれば、Gmailで受信した添付ファイルをOCRで自動的に読み取り、その情報をもとにZoomミーティングを自動で作成するため、こうした課題を解消し、業務を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailに届く添付ファイルをもとに、手作業でZoomミーティングを作成している方
• OCR技術を活用して、書類の文字情報をデータ化し業務を効率化したいと考えている方
• 定型的なミーティング設定業務を自動化し、ヒューマンエラーをなくしたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailでのファイル受信からZoomミーティング作成までが自動化され、これまで手作業で行っていた情報確認や転記にかかる時間を短縮できます。
• 手作業による情報の転記ミスや、ミーティング設定の漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務品質の向上に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとZoomをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
3. その後、オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、トリガーで取得したメールの添付ファイルを指定します。
4. 最後に、オペレーションでZoomの「ミーティングを作成」アクションを設定し、前工程で読み取った情報を利用してミーティングを作成します。

■このワークフローのカスタムポイント

• AI機能で情報を読み取る際、利用するAIエンジンを任意で選択できるため、読み取りたい書類の種類に応じて精度や処理速度の調整が可能です。
• Zoomのミーティング作成では、会議のトピックや議題（説明文）に、OCR機能で読み取った顧客名や申し込み内容といった情報を動的に埋め込むことが可能です。