■概要

Gmailで受け取った申込書などの添付ファイルから、ミーティングの日時や参加者情報を手作業でZoomに入力していませんか。このような定型的ながらも重要な作業は、手間がかかる上に転記ミスなどのヒューマンエラーも起こりがちです。このワークフローは、特定のGmail受信をきっかけに添付ファイルをOCRで自動的に読み取り、その情報を用いてZoomミーティングを作成するため、手作業による入力の手間やミスをなくし、業務を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailに届く申込書や発注書から手作業でZoomミーティングを設定している営業担当者の方
• 添付ファイルの内容確認と転記作業に時間を取られ、本来のコア業務に集中できずにいる方
• 紙媒体やPDFの情報を活用した業務フローの自動化や効率化を検討しているDX推進担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailの受信からZoomミーティング作成までが自動化されるため、これまで手作業で行っていた情報転記や設定作業の時間を短縮することができます。
• 手作業による情報の読み間違いや入力漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性を高めることに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとZoomをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定することで、自動化の起点となるメールを指定します。
3. 続いて、オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」を設定し、メールに添付されたファイルからミーティング設定に必要な情報を抽出します。
4. 最後に、オペレーションでZoomの「ミーティングを作成」を設定し、OCRで読み取った情報をもとにミーティングを自動で作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• 添付ファイルから文字情報を読み取るOCR機能では、使用するAIエンジンを任意で設定することが可能です。これにより、読み取り精度や処理速度を業務要件に応じて調整できます。