Outlookで受信した添付ファイルをOCRで読み取り、Zoomでミーティングを作成する

■概要

Outlookで受信した申込書や注文書などの添付ファイルを開き、内容を確認して手動でZoomミーティングを作成する作業は、手間がかかり入力ミスも起こりがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Outlookで特定のメールを受信したことをきっかけに、添付ファイルをOCR機能で自動で読み取り、その情報をもとにZoomミーティングを自動作成できます。これにより、面倒な手作業から解放され、業務の正確性と速度を向上させます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Outlookに届く添付ファイルをもとに、手作業でZoomミーティングを作成している方
• 添付ファイルの確認や転記作業における入力ミスや設定漏れなどの課題を解消したい方
• 定型的なミーティング設定業務を自動化し、より重要な業務に時間を活用したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Outlookのメール受信からZoomのミーティング作成までを自動化し、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
• OCR機能でファイル内容を直接読み取るため、手作業による転記ミスや確認漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減できます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookとZoomをYoomと連携します。
2. トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」アクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションを設定し、続けて「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションでファイルを取得します。
4. 続いて、オペレーションでOCR機能を選択し、「任意の画像やPDFを読み取る」アクションで、ダウンロードしたファイルから必要な情報を抽出します。
5. 最後に、オペレーションでZoomを選択し、「ミーティングを作成」アクションで、OCR機能で抽出した情報をもとにミーティングを自動で作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• OCR機能のアクションでは、読み取りたいファイルから抽出する項目（氏名、日時、メールアドレスなど）を任意でカスタムすることが可能です。
• Zoomでミーティングを作成するアクションでは、ミーティングのホストとなるZoomアカウントのメールアドレスを任意で設定することが可能です。

■注意事項

・Outlook、ZoomのそれぞれとYoomを連携してください。

・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。

・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。

・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。