■概要
Microsoft Teamsで受け取った請求書や申込書などの添付ファイルを確認し、手動でZoomミーティングを作成する作業に手間を感じていませんか。特にファイルから必要な情報を転記する作業は、ミスが発生しやすく注意が必要です。このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsに投稿されたファイルをAIが自動でOCR処理し、その情報をもとにZoomミーティングを即座に作成するため、一連の定型業務を自動化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft Teamsで受け取った添付ファイルをもとに、手作業でZoomミーティングを作成している方
- ファイルの内容確認からミーティング設定までの転記作業に、手間やヒューマンエラーを感じている方
- OCR技術を活用して、Microsoft TeamsとZoom間の連携業務を自動化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Microsoft Teamsへのファイル投稿を起点に、OCRによる文字読み取りからZoomミーティング作成までが自動化され、手作業の時間を短縮することができます。
- 添付ファイルからの情報転記が不要になるため、会議の議題や参加者情報などの入力間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft Teams、Microsoft SharePoint、ZoomをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションで分岐機能を設定し、メッセージに添付ファイルがある場合のみ後続の処理に進むよう設定します。
- 次に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、添付ファイルをダウンロードします。
- その後、オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ファイルから必要な情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでZoomの「ミーティングを作成」アクションを設定し、抽出した情報をもとにミーティングを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能では、添付ファイルの有無や特定のキーワードを含むメッセージなど、後続の処理を開始する条件を任意で設定してください。
- AI機能によるOCRのアクションでは、読み取るファイルからどの項目（例：氏名、会社名など）を抽出するかを具体的に指定し、使用するAIモデルや言語も任意で選択することが可能です。
- このワークフローに、作成したミーティング情報を通知するアクションを追加する場合、Microsoft Teamsの通知先チャネルやメッセージ本文、メンションするユーザーなどを任意で設定できます。
■注意事項
- Microsoft Teams、ZoomとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
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