■概要
Outlookに添付されて送られてくるミルシート（鋼材検査証明書）の管理に、手間を感じてはいないでしょうか。添付ファイルを開いて内容を確認し、Google スプレッドシートへ一つずつ手入力する作業は、時間と手間がかかるだけでなく、入力ミスが発生する原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Outlookでのメール受信をきっかけに、OCR機能がミルシートの情報を自動で読み取り、Google スプレッドシートへ転記するため、こうした課題を解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受け取るミルシートの情報を、手作業でGoogle スプレッドシートに転記している方
- 定型的なデータ入力作業に時間を取られ、本来注力すべきコア業務に集中できていない方
- 手入力による転記ミスや確認漏れを防ぎ、データ管理の正確性を向上させたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookにミルシートが届くとOCRが内容を読み取り自動で転記されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- システムが自動で処理を行うため、手作業で発生しがちな入力間違いや転記漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」アクションを設定し、ミルシートが添付されたメールを特定します。
- 続いて、オペレーションでAI機能のOCRアクションを選択し、受信したメールの添付ファイルから必要な情報を抽出するよう設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「行を追加する」アクションを設定し、前のステップで抽出したデータを指定のシートに自動で追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能のOCR設定では、お使いのミルシートのフォーマットに合わせて、読み取りたい項目（例：製品名、材質、寸法、検査結果など）を任意で設定できます。
- Google スプレッドシートへの追加アクションでは、OCRで読み取った各データを、スプレッドシートのどの列に記録するかを自由にマッピングすることが可能です。
■注意事項
- Google スプレッドシート、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
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