Googleフォームに添付された領収書をOCRして、Google スプレッドシートに追加する

■概要

Googleフォームで回収した領収書の管理に、手間や時間を取られていませんか。添付されたファイルを一つひとつ開き、内容を確認してGoogle スプレッドシートへ手入力する作業は、非効率であるだけでなく入力ミスの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、フォームへの回答送信をきっかけに、添付された領収書の読み取りからGoogle スプレッドシートへの情報追加までを自動化し、経費精算などの関連業務を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Googleフォームで経費申請を受け付け、手作業での転記に課題を感じている経理担当者の方
• 従業員から提出される多くの領収書をデータ化する作業の効率化を検討している方
• 手作業による入力ミスを防止し、経費精算業務の正確性を高めたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• フォームへの回答からスプレッドシートへの記録までが自動化されるため、これまで領収書の転記作業に費やしていた時間を短縮し、他の業務に集中できます。
• 手作業でのデータ転記がなくなることで、金額の誤入力や転記漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性が向上します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Googleフォーム、Googleドライブ、Google スプレッドシートをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定し、対象のフォームを指定します。
3. 次に、オペレーションでGoogleドライブの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームの回答に添付された領収書ファイルを取得します。
4. 続いて、オペレーションでAI機能の「領収書を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルから必要な情報を抽出します。
5. 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「領収書情報を追加する」アクションを設定し、抽出した情報を指定のシートに追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• AI機能の「領収書を読み取る」アクションでは、合計金額や発行日、支払先など、抽出したい項目を任意で設定することが可能です。
• Google スプレッドシートへの追加アクションでは、AI機能で取得した各情報をどの列に追加するかを自由に設定できるため、既存の管理表のフォーマットに合わせてカスタマイズしてください。

■注意事項

• Google Drive、Google スプレッドシート、GoogleフォームのそれぞれとYoomを連携してください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133