■概要
Gmailに添付されて送られてくるPDF形式の本のデータを、都度ファイルを開いて手作業で転記するのは手間がかかり、入力ミスも発生しやすい業務ではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、特定のメールを受信するだけで添付されたPDF内の書籍情報をAIが自動で読み取り、Google スプレッドシートにデータを追加するため、こうした手作業の課題を解消し、業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受け取ったPDFデータをGoogle スプレッドシートで管理している方
- PDFからの情報抽出やデータ入力といった手作業に多くの時間を費やしている方
- 定型的な転記作業における入力ミスや確認漏れなどのヒューマンエラーを削減したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailの受信をきっかけに、PDFデータの読み取りから転記までを自動化し、これまで手作業に費やしていた時間を他の重要な業務に充てられます。
- システムが自動で処理を行うため、手作業による転記ミスや項目漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データ管理の正確性が向上します。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」アクションを設定し、処理の対象としたいメールの件名や差出人などを指定します。
- 続いて、オペレーションでAI機能の「本データを読み取る」を選択し、トリガーで取得したメールに添付されているPDFファイルを読み取り対象として設定します。
- 最後に、Google スプレッドシートの「本データを追加する」アクションを設定し、AI機能で抽出した書籍データを指定のシートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能の「本データを読み取る」アクションでは、PDFから抽出したい項目（書籍名、著者、出版社、価格など）を任意でカスタマイズできます。
- Google スプレッドシートにデータを追加する際、前段のAI機能で取得した各値を、どの列に書き込むかを自由にマッピングすることが可能です。
■注意事項
- Google スプレッドシート、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
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