■概要
交換した名刺の管理は、ビジネスにおいて重要ですが、手作業でのデータ入力は時間がかかり、入力ミスも発生しがちです。このワークフローを活用すれば、Google Driveに名刺の画像をアップロードするだけで、OCR機能が自動で文字を読み取り、Google スプレッドシートへ情報を転記します。面倒な手入力を自動化し、正確な顧客リストを効率的に作成することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google Driveへの名刺アップロード後の手入力作業に手間を感じている方
- 名刺情報をGoogle スプレッドシートで管理しており、入力ミスを防ぎたい方
- 営業活動で得たリード情報を、チームで効率的に共有・管理したいマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Google Driveへの名刺アップロードから転記までを自動化するため、手作業でのデータ入力に費やしていた時間を短縮できます。
- OCR機能が自動でテキストを読み取るため、手入力による転記ミスや入力漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google DriveとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します。
- 続いて、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルから文字情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出した情報を指定のシートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveのトリガーでは、監視対象としたいフォルダIDやフローの起動間隔を任意で設定できます。
- Google Driveのファイルダウンロード設定では、前のステップで取得したアウトプット（出力情報）を活用し、ダウンロード対象のファイルIDを指定します。
- OCR機能の設定では、読み取るファイルの添付方法、抽出したい項目（会社名、氏名など）、使用するAIモデル、言語を自由に設定できます。
- Google スプレッドシートへのレコード追加設定では、書き込み対象のスプレッドシートID、タブ名、テーブル範囲を任意で指定し、どのセルにどの情報を追加するかを設定します。
■注意事項
- Google DriveとGoogle スプレッドシートをそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
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