■概要
展示会や商談後にOutlookで受け取った名刺の画像、その情報を一つひとつ手作業で入力するのは手間がかかる作業ではないでしょうか？
このワークフローを活用すれば、名刺画像が添付されたメールをOutlookで受信するだけで、OCR機能が自動で情報を読み取りGoogle スプレッドシートに転記します。面倒なデータ入力作業を自動化し、顧客情報の管理を効率化することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受け取った名刺情報を手作業でデータ化している営業担当者の方
- Google スプレッドシートで顧客リストを作成しており、入力の手間を省きたい方
- 名刺管理の工数を削減するため、OCRを活用した業務自動化を検討している方
■このテンプレートを使うメリット
- メール受信を起点に名刺情報の読取から転記までを自動化し、これまで手作業に費やしていた時間を別の業務に充てることができます。
- 手入力による転記ミスや項目漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、顧客データベースの正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションと「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを順に設定します。
- 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「画像・PDFから文字を読み取る」アクションでダウンロードした名刺画像を指定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRで読み取った情報を指定の列に追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、特定のメールフォルダIDを指定することで、名刺が添付されたメールのみを対象としてワークフローを起動させることが可能です。
- OCR機能の設定では、会社名・氏名・電話番号といった抽出したい項目や使用するAIエンジン、読み取る書類の言語などを任意で設定できます。
- Google スプレッドシートへレコードを追加するアクションでは、OCRで読み取ったどの情報をGoogle スプレッドシートのどの列に書き込むかを自由に設定できます。
■注意事項
- OutlookとGoogle スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
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