■概要
健康診断書をメールで受け取るものの、その後のデータ入力に手間を感じたり、入力ミスが発生したりしていませんか？
このワークフローは、Gmailで受信した健康診断書（PDFなど）をAIのOCR機能で自動で読み取り、その内容をGoogle スプレッドシートに自動で追加します。
手作業による転記業務から解放され、正確かつ迅速なデータ管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- 健康診断書の内容をGoogle スプレッドシートへ手入力している人事労務担当者の方
- Gmailで受け取る添付ファイルの内容確認と転記作業に時間を要している方
- OCRを活用して、紙やPDFの情報をデータ化する業務を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailで受信した健康診断書を自動で読み取りデータ化するため、手作業での転記にかかっていた時間を短縮することができます。
- システムが自動で処理を行うため、手入力による転記ミスや項目漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を保ちます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定し、健康診断書が添付されたメールを特定します。
- 続いて、オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」を設定し、受信したメールに添付されているファイルを読み取ります。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」を設定し、OCR機能で読み取ったテキスト情報を指定のシートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能で文字を読み取るアクションでは、対象とするファイルの添付方法や、抽出したい情報の項目、言語などを任意で設定してください。
- Google スプレッドシートにレコードを追加するアクションでは、連携するデータベース（シート）を指定し、どの列にどの情報を追加するかを任意で設定してください。
■注意事項
- GmailとGoogle スプレッドシートの両方とYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
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