■概要
Googleフォームで受け取った健康診断書などのPDFファイルの内容を、一つずつ開きながら手作業で転記する業務は手間がかかるのではないでしょうか。こうした定型的ながらも重要な作業は、時間的な負担だけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されると、添付されたファイルをOCRが自動で読み取り、その内容をGoogle スプレッドシートへ追加するため、これらの課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- GoogleフォームとGoogle スプレッドシートで健康診断書などを管理し、手入力に課題を感じている方
- OCR機能を活用して、PDFや画像ファイルからのデータ抽出を自動化したいと考えている業務担当者の方
- 定型的なデータ転記作業をなくし、より重要なコア業務に時間を活用したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームに添付されたファイルの内容をOCRが自動で読み取りスプレッドシートに転記するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるデータ転記が不要になることで、入力間違いや項目漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データの正確性を保つことに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Googleフォーム、Google Drive、Google スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームに添付された健康診断書ファイルを取得します。
- 次に、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRで読み取った情報を指定のシートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、対象となるフォームのIDを指定し、フローを起動する間隔を任意で設定してください。
- Google Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションでは、前のステップであるGoogleフォームのトリガーで取得したファイルIDをアウトプット情報から選択して設定します。
- OCR機能では、ファイルの添付方法や、抽出したい項目（氏名、受診日、検査数値など）、使用するAIモデル、言語などを任意で設定できます。
- Google スプレッドシートのアクションでは、書き込み対象のスプレッドシートIDやタブ名、テーブル範囲を正確に指定し、OCRで取得したどの値をどの列に追加するかを設定します。
■注意事項
- Google フォーム、Google スプレッドシート、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133 - OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
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