■概要
Googleフォームで契約書などのファイルを受け取った後、その内容を目視で確認し、手作業でGoogle スプレッドシートに転記する業務は手間がかかるのではないでしょうか。
この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。
このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されると、添付されたファイルをOCR機能で自動的に読み取ります。
さらに、指定した項目をGoogle スプレッドシートへ追加するため、登録作業の負担軽減が見込めるでしょう。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで受け取った契約書の内容を手作業でGoogle スプレッドシートに転記している方
- 添付ファイルの情報を手入力する際に発生する入力ミスや確認漏れなどの課題を解消したい方
- 契約情報や申込情報のデータ化を自動化し、他の業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム送信からファイル内容の抽出、スプレッドシートへの記録までを自動化し、これまで手作業で行っていた転記業務の時間を短縮します。
- 人の手によるデータ入力作業をなくすことで、転記ミスや項目漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を向上させることができます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Googleフォーム、Google Drive、Google スプレッドシートをYoomと連携します。
- トリガーでGoogleフォームの「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、Google Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームの回答から取得したファイルをダウンロードします。
- 続いて、OCR機能「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。
- 最後に、Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出したテキストデータを指定のシートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 「画像・PDFから文字を読み取る」オペレーションでは、契約書ファイルなどから抽出したい項目（例：会社名、契約期間など）を任意で設定できます。
- Google スプレッドシートにレコードを追加する際、どの列にどの情報を記録するかを、OCRで抽出した値やフォームの回答内容から選択して自由に設定できます。
■注意事項
- Googleフォーム、Google Drive、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法はこちらをご参照ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちらをご参照ください。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
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