■概要
Googleフォームで受け取った履歴書の内容を確認し、手作業でGoogle スプレッドシートに転記する作業に手間を感じていませんか。この作業は、応募者が増えるほど負担が大きくなり、入力ミスなどのヒューマンエラーも発生しやすくなります。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されると、添付された履歴書をOCR機能で自動で読み取り、Google スプレッドシートへ情報を追加することが可能になり、採用業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- GoogleフォームとGoogle スプレッドシートで応募者情報を管理している採用担当者の方
- 履歴書情報の転記作業を手作業で行っており、時間や手間を削減したいと考えている方
- 採用プロセスにおける定型業務を自動化し、コア業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームへの回答からスプレッドシートへの情報追加までが自動化され、手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるデータ転記がなくなるため、入力間違いや記載漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Googleフォーム、Google Drive、Google スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定し、対象のフォームを指定します。
- 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームに添付された履歴書ファイルを取得します。
- 次に、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルから必要なテキスト情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRで読み取った情報を指定のシートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OCR機能のアクション設定で、履歴書の中から読み取りたい項目（氏名、住所、学歴など）を任意で設定してください。
- Google スプレッドシートのアクション設定で、情報を追加したいスプレッドシートやシートID、どの列にどの情報を追加するかの対応関係を任意で設定してください。
■注意事項
- Googleフォーム、Google Drive、GoogleスプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133 - プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
.avif)
