■概要
Gmailに届く請求書や発注書などの文書ファイル、その都度開いて内容を手入力で転記する作業に手間を感じていませんか。この定型的な作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信した際に添付ファイルをOCR機能で自動的に読み取り、その内容をGoogle スプレッドシートへ直接追加するため、データ入力業務を効率化し、正確性を高めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信する請求書などのファイル内容を手入力で管理している方
- 手作業でのデータ転記による入力ミスや確認作業の負担を軽減したい方
- OCR機能とGoogle スプレッドシートを連携させてデータ管理を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailの受信を起点に、OCRでの文字抽出からGoogle スプレッドシートへの記録までが自動化されるため、手作業の時間を短縮することができます。
- システムが自動で処理を行うため、手作業による転記ミスや項目漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保つことに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogle スプレッドシートをYoomと連携する
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定する
- 次に、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定する
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、読み取ったテキストデータをスプレッドシートに記録する
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、フローを起動するきっかけとなるメールのラベルや、フローの実行間隔を任意で設定してください。
- OCR機能の設定では、読み取り対象となるファイルの添付方法、抽出したい項目、使用するAIや言語を自由に指定できます。
- Google スプレッドシートへの追加アクションでは、記録先のスプレッドシートID、タブ名、テーブル範囲を任意で指定してください。追加するレコードの値も自由に設定可能です。
■注意事項
- Gmail、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
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