Outlookで受け取った英語ドキュメントをOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する

■概要

海外との取引でOutlookに届く英語のドキュメント、その都度内容を確認し、手作業でデータを転記する業務に手間を感じていませんか。こうした手作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用することで、Outlookで受け取った英語のドキュメントをOCR機能が自動で読み取り、その内容をGoogle スプレッドシートに転記するため、面倒なデータ入力作業を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Outlookで海外からの請求書や注文書など、英語のドキュメントを頻繁に扱う方
• 受信したドキュメントの情報をGoogle スプレッドシートで手入力・管理している方
• OCR技術を活用し、手作業によるデータ入力の手間やミスを削減したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Outlookでの受信をきっかけに、OCRでの読み取りから転記までが自動実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• システムが自動でデータを転記するため、手作業による入力間違いや項目の転記漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
2. トリガーでOutlookを選択し、特定の条件のメールを受信したらフローが起動するように設定します。
3. オペレーションの分岐機能で、受信したメールに添付ファイルがある場合のみ、後続の処理が実行されるよう設定します。
4. 次に、OCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションで、添付ファイルからテキストデータを抽出します。
5. 最後に、Google スプレッドシートのオペレーションで、抽出したテキストデータを指定のシートに新しい行として追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookのトリガー設定では、特定の送信者や件名など、自動処理の対象としたいメールの条件を任意で設定してください。
• OCR機能では、どの項目を読み取りテキストを抽出するか任意でカスタマイズ可能です。
• Google スプレッドシートのアクション設定で、OCR機能によって抽出したテキストデータを、どのシートのどの列に記録するかを任意で設定してください。

■注意事項

• Outlook、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• 分岐するオペレーションはミニプラン以上、OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。その他のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。