Googleフォームで受信したファイルの表データをOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する

■概要

Googleフォームで受け取った請求書や申込書などのファイル内容を、一つひとつ手作業でGoogle スプレッドシートに転記していませんか。この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をきっかけに、添付されたファイルの表データをAI OCRが自動で読み取り、指定のGoogle スプレッドシートへ追加します。定型的なデータ入力業務から解放され、より重要な業務に集中できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• GoogleフォームとGoogle スプレッドシートで情報管理をしている経理や営業事務の方
• 紙やPDFの書類を手入力でデータ化しており、作業の効率化を検討している方
• OCRを活用したデータ入力の自動化に関心のある、DX推進担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

• フォームで受け取ったファイルの内容が自動で転記されるため、これまで手作業に費やしていたデータ入力の時間を短縮できます。
• 手作業による転記ミスや入力漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を向上させます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Googleフォーム、Google Drive、Google スプレッドシートをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションで、トリガーで取得した回答情報からファイルのIDを取得し、Google Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定します。
4. 次に、オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」を設定し、ダウンロードしたファイルから表データを抽出します。
5. 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出したデータを指定のシートに追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleフォームのトリガー設定では、どのフォームの回答を対象にするかを指定してください。
• トリガーで取得したファイルなど、Googleフォームの回答項目を後続のオペレーションで利用する際は、JSONPathを用いて対象のデータを指定する必要があります。
• Google スプレッドシートにデータを追加する際、どのシートのどの列に、OCRで読み取ったどのデータを追加するかを任意で設定してください。