■概要
Slackで共有される請求書や申込書などのPDFファイル、その内容を一つひとつ手作業で転記する業務に手間を感じていませんか。この手作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Slackの特定チャンネルに投稿されたPDFをOCR機能が自動で読み取り、Googleドキュメントにテキストとして追加するため、面倒な転記作業を自動化し、業務の正確性と効率を高めることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Slackで受け取るPDFの内容を手作業で転記している経理や営業事務の担当者の方
- Googleドキュメントで情報を管理しており、手入力による情報集約を効率化したい方
- OCR機能を活用して、紙媒体やPDFの情報をデータ化する業務を自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- SlackにPDFが投稿されると、OCRが自動でテキスト化し転記するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるデータの転記がなくなることで、入力ミスや確認漏れなどのヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性が向上します。
■フローボットの流れ
- はじめに、SlackとGoogleドキュメントをYoomと連携します。
- トリガーでSlackを選択し、「ファイルがチャンネルに投稿されたら」というアクションを設定します。
- オペレーションでSlackの「投稿されたファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします。
- 続けて、OCR機能の「画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。
- 最後に、Googleドキュメントの「文末にテキストを追加」アクションを設定し、OCRで抽出したテキストを指定のファイルに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Slackのトリガー設定では、ワークフローを起動する対象のチャンネルを任意で指定することが可能です。
- OCR機能のアクション設定では、PDFファイルの中から請求金額や日付といった、特定の項目だけを抽出するよう設定できます。
- Googleドキュメントのアクション設定では、テキスト情報を追加したい対象のファイルを任意で指定できます。
■注意事項
- Slack、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
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