■概要
Microsoft TeamsのチャネルでPDFファイルを受け取るたびに、内容を確認して手作業で転記する業務は手間がかかるのではないでしょうか。特に定型的な書類の場合、この繰り返し作業は非効率であり、入力ミスが発生する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsに投稿されたPDFファイルをOCR機能が自動で読み取り、その内容をGoogleドキュメントに追記できるため、こうした課題を解消し、業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft Teamsで受け取った請求書や申込書などのPDFを手作業で転記している方
- OCRを活用して、紙やPDF書類からのデータ抽出業務を自動化したいと考えている方
- Googleドキュメントを情報集約の場として活用しており、入力を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Teamsへのファイル投稿をトリガーに、OCRでの読取りからGoogleドキュメントへの転記までが自動化されるため、手作業の時間を短縮できます。
- 手作業による転記作業がなくなることで、入力内容の間違いや記載漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保ちます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft Teams、Microsoft SharePoint、GoogleドキュメントをYoomと連携します。
- トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」を設定して、監視したいチャネルを指定します。
- 次に、ファイルが添付されているメッセージのみを処理対象とするため、オペレーションで分岐機能を設定します。
- 次に、オペレーションでMicrosoft SharePointを選択し、「ファイルをダウンロードする」アクションでTeamsに投稿されたPDFファイルをダウンロードします。
- 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、ダウンロードしたPDFファイルからテキスト情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでGoogleドキュメントを選択し、「文末にテキストを追加」アクションで、抽出したテキスト情報を指定のファイルに追記します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft Teamsのトリガー設定では、フローボットを起動する対象のチームやチャネルを任意で指定してください。
- OCR機能のオペレーションでは、読み取りたいPDFのファイル形式や、抽出したいテキストの項目などを任意に設定できます。
- Googleドキュメントのオペレーションでは、テキストを追記したいドキュメントのファイルIDやフォルダを任意で指定してください。
■注意事項
- Microsoft Teams、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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