Outlookで受信したJPEGファイルをOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する

■概要

Outlookに届く請求書や申込書といったJPEGファイルの内容を、都度手作業でGoogle スプレッドシートに転記していませんか。この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスや確認漏れといったヒューマンエラーが発生しやすい業務です。このワークフローを活用すれば、Outlookで特定のメールを受信するだけで、添付されたJPEGファイルをAIが自動で読み取り、内容をGoogle スプレッドシートに記録するため、こうした課題を解消し業務を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Outlookで受信する請求書などのJPEG画像の内容を手作業で管理している方
• 画像データの目視確認や転記作業での入力ミスをなくし、業務を効率化したい方
• AI-OCRを活用して、紙や画像ベースの書類管理を自動化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• メールの確認からファイルダウンロード、内容の転記までを自動化し、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業によるデータ転記が不要になるため、入力間違いや確認漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションを設定します。
4. 次に、同じくOutlookの「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションで、添付されたJPEGファイルをダウンロードします。
5. その後、AI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。
6. 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRで読み取った情報を指定のシートに追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookのトリガー設定では、通知対象としたいメールの受信フォルダや、差出人、件名に含まれるキーワードなどを任意で設定し、処理対象を絞り込めます。
• AI機能のOCRで情報を読み取る際に、使用するAIエンジンを任意で選択できます。これにより、読み取る書類の種類に応じて精度や処理速度を調整することが可能です。

■注意事項‍

• Outlook、Google スプレッドシートとYoomを連携してください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。