■概要
JPG画像などを共有する際、手作業でZIPファイルに圧縮する方法に手間を感じていませんか。特に定期的に発生する業務の場合、その都度ファイルを圧縮し、メールに添付して送信するのは面倒な作業です。このワークフローは、Dropboxへのファイルアップロードをきっかけに、一連の処理を自動化します。JPG画像を自動でZIPファイルに圧縮し、Zoho Mailで送信まで完了するため、手作業の手間と時間を削減できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- JPG画像をZIPファイルに圧縮する方法を検索しており、手作業でのファイル圧縮や送信に手間を感じている方
- Dropboxに保存した画像ファイルを、定期的に特定の宛先へメールで共有している業務担当者の方
- ファイル共有時の添付ミスや宛先間違いなどのヒューマンエラーを防ぎ、業務を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 手動で行っていたJPG画像のZIPファイルへの圧縮からメール送信までが自動化され、作業時間を短縮することができます。
- ファイルの添付漏れや宛先の設定ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、確実なファイル共有の実現に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、DropboxとZoho MailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」アクションを設定します。
- 次に、オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、検知したJPGファイルを取得します。
- 続いて、RPA機能の「ブラウザを操作する」でオンラインのファイル圧縮ツールにアクセスし、ファイルの圧縮とダウンロードを自動で行います。
- 次に、データ変換機能を活用し、ダウンロードしたZIPファイルの名称を任意の形式に変換します。
- 最後に、オペレーションでZoho Mailの「メールを送信(添付ファイル有り)」を設定し、圧縮したZIPファイルを添付して指定の宛先に自動で送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Dropboxのトリガー設定では、ファイルのアップロードを検知する対象フォルダを任意のパスで指定したり、特定のファイル名で絞り込んだりすることが可能です。
- RPA機能（ブラウザ操作）では、利用するオンライン圧縮ツールのURLや、サイト上での操作内容を自由に設定することが可能です。
- データ変換機能を利用することで、圧縮後のZIPファイルの名前を日付や特定のルールに基づいて自由にカスタマイズできます。
- Zoho Mailでのメール送信アクションでは、送信先を任意で設定できるほか、本文に固定のテキストや前段の処理で取得したファイル名などを変数として埋め込めます。
■注意事項
- Dropbox、Zoho MailとYoomを連携してください。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法はこちらをご参照ください。
- ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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