DropboxにEPUBファイルがアップロードされたら、オンラインツールでPDFに変換してZoho Mailで送信する

■概要

EPUB形式の電子書籍などを共有する際に、相手の環境に合わせてPDFに変換する作業は手間がかかるものです。毎回オンラインの変換ツールを探して手作業でファイルをアップロードし、ダウンロード後にメールで送信する、といった繰り返し作業に時間を取られていないでしょうか。このワークフローは、EPUBをPDFに変換する方法として、Dropboxへのファイル保存をトリガーに、ファイル変換からZoho Mailでの共有までを自動化し、面倒な手作業から解放します。

■このテンプレートをおすすめする方

• EPUBをPDFに変換する方法を探しており、定期的な手作業に課題を感じている方
• Dropboxでファイルを管理し、Zoho Mailで関係者と情報共有を行っている方
• ファイル形式の変換と共有に関わる一連の定型業務を自動化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• DropboxにEPUBファイルをアップロードするだけで、PDFへの変換とメール送信が自動で実行されるため、手作業にかかっていた時間を削減できます
• ファイル変換やメールへの添付、送信といった一連のプロセスを自動化することで、変換ミスや宛先間違いなどのヒューマンエラーの防止に繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、DropboxとZoho MailをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」を設定し、EPUBファイルがアップロードされるフォルダを指定します
3. オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、アップロードされたEPUBファイルをYoom内に取得します
4. 次に、YoomのRPA機能（ブラウザを操作する）で、任意のオンライン変換サイトを操作し、ダウンロードしたEPUBファイルをPDFに変換します
5. データ変換機能の「正規表現によるデータの置換」や「ファイル名の変換」アクションを使用し、変換後のファイル名を任意のルールで変更します
6. 次に、Zoho Mailの「ファイルのアップロード」アクションで、変換・リネームしたPDFファイルをアップロードします
7. 最後に、Zoho Mailの「メールを送信(添付ファイル有り)」アクションを設定し、アップロードしたPDFファイルを添付して指定の宛先にメールを送信します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Dropboxのトリガー設定では、EPUBファイルのアップロードを検知するフォルダのパスやファイル名を任意で設定できます
• RPA機能（ブラウザ操作）では、PDF変換に利用するオンラインツールのURLや、ファイルのアップロード、変換ボタンのクリックといった画面上の操作を自由にカスタマイズ可能です
• データ変換機能を利用し、変換後のPDFファイル名を「（元のファイル名）_変換済み.pdf」のように、任意の命名規則で変更することができます
• Zoho Mailのメール送信アクションでは、送信先アドレスを任意で設定できるほか、本文にファイル名などの値を埋め込むといった柔軟な設定が可能です

■注意事項

• Dropbox、Zoho MailのそれぞれとYoomを連携してください。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法はこちらをご参照ください。
• ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。