Boxにファイルがアップロードされたら、RPAでPDFに変換してZoho Mailで送信する

■概要

Boxにアップロードされたファイルを都度ダウンロードし、手作業でPDFに変換してからメールで送信する、といった定型業務に手間を感じていませんか。このワークフローは、Boxの特定フォルダにファイルがアップロードされると、RPA機能が自動でファイルをPDFに変換し、指定の宛先にZoho Mailで送信する一連の流れを自動化します。ファイル変換に関わる手作業をなくし、業務の効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Boxに保存したファイルを、手作業でPDFに変換して共有している方
• ファイルのPDFへの変換とメール送信を頻繁に行い、作業負荷やミスに課題を感じている方
• RPAやSaaS連携を活用して、ファイル管理や共有業務の自動化を推進したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Boxへのファイルアップロードを起点に、PDFへの変換からメール送信までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
• 手作業によるファイルの変換忘れや、メールへのファイル添付漏れ、宛先の間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎます

■フローボットの流れ

1. はじめに、BoxとZoho MailをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します
3. 続いて、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定します
4. RPA機能で「ブラウザを操作する」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルをPDFに変換する操作を行います
5. データ変換機能の「正規表現によるデータの置換」や「ファイル名の変換」アクションを設定し、ファイル名を整えます
6. オペレーションでZoho Mailの「ファイルのアップロード」アクションを設定し、変換したPDFをアップロードします
7. 最後に、Zoho Mailの「メールを送信(添付ファイル有り)」アクションを設定し、アップロードしたファイルを添付してメールを送信します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Boxのトリガー設定では、ファイルのアップロードを検知する対象のフォルダを任意で指定することが可能です
• RPA機能（ブラウザ操作）では、PDF変換に利用するWebサイトへのアクセスや、ファイルアップロード、変換ボタンのクリックといった一連の操作を自由に設定できます
• データ変換機能のアクションで、変換後のファイル名を固定のテキストや元のファイル名などを用いて自由に設定できます
• Zoho Mailの送信設定では、宛先（To, Cc, Bcc）を自由に指定できるほか、本文にファイル名といった前段のオペレーションで取得した情報を埋め込むことも可能です

■注意事項

• Box、Zoho MailのそれぞれとYoomを連携してください。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法はこちらをご参照ください。
• ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。