■概要
OneDriveにアップロードされた書類の内容を、一つひとつ確認しながらジョブカン経費精算・ワークフローへ手作業で入力していませんか？このような定型的な転記作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスが発生する原因にもなります。このワークフローを活用すれば、OneDriveへのファイル格納をきっかけに、AI-OCRが書類の文字情報を自動で読み取り、ジョブカン経費精算・ワークフローへユーザー情報を登録するため、面倒な手作業をなくし業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- OneDriveとジョブカン経費精算・ワークフローの間での手入力に課題を感じている方
- 書類からの情報転記作業を自動化し、入力ミスなどのヒューマンエラーを防止したい方
- バックオフィス業務のDXを推進し、よりコア業務に集中できる環境を構築したい方
■このテンプレートを使うメリット
- OneDriveにファイルを格納するだけで、OCRによる読取からユーザー登録までが自動で実行されるため、手作業の時間を短縮できます。
- 手作業によるデータ転記が不要になるため、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性が向上します。
■フローボットの流れ
- はじめに、OneDriveとジョブカン経費精算・ワークフローをYoomと連携します
- 次に、トリガーでOneDriveを選択し、「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に応じて後続の処理を分岐させます
- 次に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定します
- 次に、オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキストを抽出します
- 最後に、オペレーションでジョブカン経費精算・ワークフローの「ユーザの新規登録」アクションを設定し、抽出した情報を紐付けます
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能のOCR設定では、読み取りたい書類に合わせて、抽出したいテキスト項目を任意で設定してください。
- ジョブカン経費精算・ワークフローへの登録アクションでは、前段のOCRで取得した情報を、どの項目に登録するかを自由にカスタムできます。
■注意事項
- OneDrive、ジョブカン経費精算・ワークフローをそれぞれYoomと連携させる必要があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
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