■概要
日々大量に受信するメールの中から重要なものだけを抽出し、タスク管理ツールへ転記する作業に時間を取られていませんか。手作業による対応では、見落としや転記ミスが発生する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信した際に、AIが自動で内容を分析して重要度を判断し、Notionのデータベースへタスクとして追加します。これにより、メール対応に関する一連の業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信したメールの確認とNotionへの転記作業に手間を感じている方
- AIを活用して受信メールの重要度を自動で判断し、対応漏れを防ぎたい方
- 手作業によるタスク登録のミスをなくし、チームの生産性を向上させたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでメールを受信するたびにAIが自動で内容を分析しNotionへ追加するため、手作業での確認や転記に費やしていた時間を短縮できます。
- AIによる自動的な重要度判定とタスク登録により、重要なメールの見落としや、手作業での転記ミスといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとNotionをYoomと連携します。
- トリガーでGmailを選択し、「アプリトリガー」を設定して、特定のラベルが付いたメールなどを受信したらフローが起動するようにします。
- オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」を設定し、受信したメール本文から重要度を判定させます。
- オペレーションで分岐機能を設定し、AIが判定した重要度に応じてその後の処理を分けます。
- 最後に、オペレーションでNotionの「データベースを操作する」を設定し、判定結果とともにメールの情報を指定のデータベースに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、自動化の対象とするメールを識別するためのラベルを任意で選択できます。
- AI機能でテキストを生成する際に、重要度の基準を判断するために指示するプロンプトを任意で設定できます。
- Notionのオペレーション設定で、情報を追加したいデータベースのIDや、登録するプロパティ（ステータス、担当者など）を任意で設定してください。
■注意事項
- Gmail、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
- 「進行先を切り替える」はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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