■概要
Microsoft Teamsでの重要なやり取りを、後で確認しようと思って忘れてしまったり、手作業でOutlookにタスクとして転記するのが手間だと感じていませんか。このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsの特定のチャネルへの投稿をきっかけに、Outlookへ自動でタスクを作成できるため、タスクの抜け漏れ防止と業務効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft TeamsとOutlookを連携させ、タスク管理を効率化したいと考えている方
- Teams上の依頼事項を手作業でタスク化しており、抜け漏れや手間に課題を感じている方
- チーム内のタスク管理を標準化し、生産性を向上させたいと考えているマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Microsoft Teamsの投稿を自動で検知しOutlookへタスクを作成するため、手動で転記する手間や時間を削減することができます。
- システムが自動で処理を行うことで、重要な依頼事項の見落としやタスク登録のし忘れといったヒューマンエラーを防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft TeamsとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでOCR機能を選択し、「テキストからデータを抽出する」アクションを設定して、Teamsの投稿内容からタスクに必要な情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「タスクを作成する（リマインド設定非対応）」アクションを設定し、抽出した情報をもとにタスクを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft Teamsのトリガー設定では、通知を受け取りたいチームIDやチャネルIDを任意で指定し、フローの起動間隔も設定できます。
- OCR機能では、どのテキスト（ここではTeamsの投稿内容）から、どのような項目（例：依頼内容、期限など）を抽出するかを自由に設定できます。
- Outlookでタスクを作成するアクションでは、担当させるユーザーIDやタスクリストのIDのほか、タスクのタイトル、詳細、期限などを動的に設定できます。
■注意事項
- Microsoft Teams、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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