Microsoft Teamsのチャンネルに投稿されたら、Outlookでタスクを作成する

■概要

Microsoft Teamsでのコミュニケーションが活発になる中で、重要な依頼やタスクに関する投稿を見逃してしまったり、後で対応しようとして忘れてしまったりすることはありませんか。このワークフローは、特定のMicrosoft Teamsチャンネルへの投稿を検知し、投稿内容からAIがタスク情報を抽出して自動でOutlookにタスクを作成します。これにより、タスクの登録漏れを防ぎ、手作業での転記の手間を省くことが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft TeamsとOutlookを連携させ、情報共有の抜け漏れを防ぎたい方
• Teams上での依頼事項を手動でタスク管理しており、手間を感じているチームリーダーの方
• 定型的なタスク登録作業を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Teamsの投稿を基に自動でタスクが作成されるため、手作業でOutlookに情報を転記していた時間を短縮できます。
• 重要な依頼事項の見落としや、タスク化のし忘れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の確実性を高めます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft TeamsとOutlookをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャンネルに新しいメッセージが投稿されたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」を選択し、Teamsの投稿内容からタスク名や依頼者などの情報を抽出するように設定します。
4. 最後に、オペレーションでOutlookを選択し、「タスクを作成する」アクションで、抽出した情報をもとにタスクを作成するように設定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Microsoft Teamsのトリガー設定では、通知を受け取る対象のチャンネルを任意で指定することが可能です。
• Outlookのタスク作成オペレーションでは、タスクのタイトルや内容にTeamsの投稿情報をどのように反映させるかなどをカスタマイズできます。また、タスクの期限や優先度も任意で設定可能です。
• AI機能の「テキストからデータを抽出する」では、抽出したい項目のカスタマイズが可能です。

■注意事項

• Microsoft Teams、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。