Googleフォームの内容をもとに、Outlookにタスクを作成する

■概要

Googleフォームで受け付けた問い合わせやアンケートの回答を、都度Outlookのタスクに手作業で登録していませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスや対応漏れが発生する原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに新しい回答が送信されると同時に、Outlookへ自動でタスクを作成し、こうした課題を円滑に解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Googleフォームで受けた依頼内容を手作業でOutlookのタスクに登録している方
• フォームの回答内容の転記ミスや、タスクの作成漏れなどのリスクをなくしたい方
• 問い合わせ対応の初動を早め、タスク管理を効率化したいと考えている担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

• Googleフォームへの回答と同時にOutlookにタスクが作成されるため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます。
• 手動でのタスク作成時に起こりがちな、情報の転記ミスや重要な依頼の対応漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GoogleフォームとOutlookをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
3. 最後に、オペレーションでOutlookを選択し、「タスクを作成する（リマインド設定非対応）」アクションを設定し、フォームの回答内容をタスクの件名や詳細にマッピングします。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleフォームのトリガー設定では、どのフォームを対象にするかをフォームIDで指定し、フローが起動する間隔を任意で設定してください。
• Outlookのタスク作成アクションでは、どのユーザーのどのタスクリストにタスクを作成するかを指定します。また、フォームの回答内容をもとに、タスクのタイトルや詳細、期限などを動的に設定することが可能です。

■注意事項

• Googleフォーム、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。