Zoomのウェビナーに出席者または参加者が参加したら、Gmailで通知する

■概要

Zoomでのウェビナー運営時、参加者がいつ参加したかをリアルタイムで把握できず、確認に手間がかかっていませんか？手動での参加者リストのチェックは、ウェビナーの進行を妨げる要因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Zoomウェビナーに新しい出席者が参加した際に、指定した宛先にGmailで自動通知を送信できるため、手動での確認作業から解放され、よりスムーズな運営を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Zoomウェビナーを頻繁に開催し、参加者のリアルタイムな状況把握に課題を感じているご担当者様
• 重要な顧客が参加するウェビナーで、入室を即座に把握し、対応をしたいと考えている運営チームの方
• ウェビナー運営における手作業による確認業務をなくし、よりコア業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• ウェビナー中に参加者リストを手動で何度も確認する手間がなくなり、リアルタイムで参加状況を把握できるため、運営業務の時間を短縮できます。
• 自動で通知が届くため、重要な参加者の入室を見逃すといったリスクを軽減し、ウェビナーの進行そのものに集中することが可能になります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、ZoomとGmailをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでZoomを選択し、「ウェビナーに出席者または参加者が参加したら（Webhook）」を設定します。
3. 最後に、Gmailの「メールを送る」アクションを設定することで、参加があった際に指定の宛先に通知メールが自動で送信されるようになります。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailの「メールを送る」アクションでは、通知先として個人のメールアドレスや特定のメーリングリストなど、任意の宛先を設定することが可能です。
• 通知メールの本文には、固定のテキストだけでなく、Zoomのトリガーで取得した参加者の氏名やメールアドレスといった情報を変数として埋め込めます。

■注意事項

• ‍‍Zoom、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。