■概要

Zoomで開催するウェビナーの参加者情報は迅速に関係者へ共有したいものの、参加があるたびに手動で通知するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Zoomウェビナーに参加者があったタイミングでOutlookから指定の宛先へ自動で通知メールを送信できます。リアルタイムでの情報共有を実現し、手作業による確認や連絡の手間を省けます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Zoomウェビナーの運営を担当し、参加状況をリアルタイムで把握したい方
• ウェビナー参加者情報を関係部署へ迅速に共有し、連携を円滑にしたい方
• 手作業での通知による連絡漏れや遅延を防ぎ、業務の正確性を高めたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Zoomウェビナーに参加者があるたびに自動で通知が実行されるため、手作業での確認や連絡に費やしていた時間を短縮できます。
• 手動での対応で起こりうる通知漏れや宛先の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、ZoomとOutlookをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでZoomを選択し、「ウェビナーに出席者または参加者が参加したら」というアクションを設定します。
3. 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、指定した宛先に通知メールが送信されるように設定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookのメール送信アクションでは、通知を送りたいメールアドレスを任意に設定できます。
• 通知メールの件名や本文は、固定のテキストを設定するだけでなく、Zoomのトリガーで取得した参加者の氏名やウェビナー名などの情報を変数として埋め込むことも可能です。

■注意事項‍

• Zoom、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。