Outlookで送信された会議録をOCRで読み取りAIで要約した後、LINE WORKSに通知する

■概要

会議後の議事録を共有するのに、手作業で確認・要約していませんか？重要な情報共有でありながらその処理に時間がかかり、本来の業務を圧迫することもあります。このワークフローを活用すれば、Outlookで受信した会議録ファイルをOCRでテキスト化してAIが要約を作成、LINE WORKSへ通知する一連の流れを自動化でき、迅速かつ効率的な情報共有を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Outlookで受け取った会議録を、手作業で要約・共有している方
• 会議内容の迅速な情報展開で、チームの連携を強化したいと考えているマネージャーの方
• OCRやAIを業務に取り入れ、定型的な事務処理を効率化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Outlookでのメール受信を起点に、議事録の読み取りから要約、通知までが自動処理されるため、手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業による要約内容のブレや転記ミス、関係者への通知漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、正確な情報共有に繋がります。

■フローボットの流れ

1. OutlookとLINE WORKSをYoomと連携します。
2. トリガーでOutlookを選択し「特定の件名のメールを受信したら」というトリガーアクションを設定します。
3. オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションと「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを順に設定します。
4. オペレーションでOCR機能を設定し、ダウンロードした議事録ファイルからテキストを抽出します。
5. オペレーションでAI機能を設定し、抽出したテキストを指定の形式で要約します。
6. オペレーションでLINE WORKSの「トークルームにメッセージを送信」を設定し、作成された要約内容を指定のルームに通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookのトリガー設定では、起動条件となる件名のキーワードを任意で設定してください。
• OCR機能では、抽出したい項目などを柔軟に設定することが可能です。
• 要約オペレーションでは、「箇条書きで要約」「重要なポイントを3点抽出」など、プロンプトを任意の内容に編集してください。
• LINE WORKSへの通知アクションでは、メッセージを送信するトークルームや、要約結果と併せて送信する定型文などを自由に設定できます。

■注意事項

• LINE WORKS、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。