Google Driveに格納されたファイルをOCRで読み取り、Microsoft Teamsに通知する
Google Driveに格納されたファイルをOCRで読み取り、Microsoft Teamsに通知する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Google Drive™
と
Microsoft Teams
を自動連携できます。
■概要
Google Driveに保存された請求書や申込書などの内容を確認し、手作業でMicrosoft Teamsに転記・通知する業務は手間がかかるだけでなく、入力ミスも起こりがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Google Driveにファイルが追加されるだけで、AI-OCRが自動で文字情報を読み取り、指定した内容をMicrosoft Teamsへ通知できるため、こうした手作業による課題を解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google Driveに格納される書類の内容を、手作業で転記・共有している方
- 書類の確認漏れや、Microsoft Teamsへの通知漏れなどのミスを減らしたいと考えている方
- 書類管理からチームへの情報共有までの一連のプロセスを効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- ファイル追加から文字情報の読み取り、通知までを自動化できるため、これまで手作業での確認や転記に費やしていた時間を短縮できます。
- システムが自動で処理を行うことで、手作業による転記ミスや共有漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google DriveとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。
- 次に、分岐オペレーションを設定し、トリガーで作成されたのがファイルかどうかを判別します。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします。
- 続けて、オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルから文字情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、抽出した情報などを任意のチャネルに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveのトリガーでは、監視対象とするフォルダを任意で設定できます。
- AI-OCRで文字情報を読み取る際、書類の中から特定の項目（例：会社名、金額など）のみを抽出するように任意で設定できます。
- Microsoft Teamsへの通知では、送信先のチームIDやチャネルIDを任意に指定できるほか、通知メッセージの本文も固定のテキストと抽出した情報を自由に組み合わせて作成できます。
■注意事項
- Google Drive、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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