■概要
Google Driveに保存された請求書や申込書などの内容を確認し、手作業でMicrosoft Teamsに転記・通知する業務は手間がかかるだけでなく、入力ミスも起こりがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Google Driveにファイルが追加されるだけで、AI-OCRが自動で文字情報を読み取り、指定した内容をMicrosoft Teamsへ通知できるため、こうした手作業による課題を解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google Driveに格納される書類の内容を、手作業で転記・共有している方
- 書類の確認漏れや、Microsoft Teamsへの通知漏れなどのミスをなくしたいと考えている方
- 書類管理からチームへの情報共有までの一連のプロセスを効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- ファイル追加から文字情報の読み取り、通知までを自動化できるため、これまで手作業での確認や転記に費やしていた時間を短縮できます。
- システムが自動で処理を行うことで、手作業による転記ミスや共有漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google DriveとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします。
- 続けて、オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルから文字情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、抽出した情報などを任意のチャネルに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveのトリガーでは、監視対象とするフォルダを任意で設定できます。
- AI-OCRで文字情報を読み取る際、書類の中から特定の項目（例：会社名、金額など）のみを抽出するように任意で設定できます。
- Microsoft Teamsへの通知では、送信先のチームIDやチャネルIDを任意に指定できるほか、通知メッセージの本文も固定のテキストと抽出した情報を自由に組み合わせて作成できます。
■注意事項
- Google スプレッドシート、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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