フォームで受け取った添付ファイルをRPAでPDFに変換してGoogle Driveに格納する

■概要

フォームで受け取ったファイルを都度ダウンロードし、手作業でPDFに変換してから特定のフォルダに格納する、といった定型業務に時間を取られていませんか。このワークフローは、フォーム送信を起点として、RPAが自動でファイルをPDFに変換し、Google Driveの指定フォルダへ格納します。手作業による手間やミスをなくし、ファイル管理業務の効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• フォームで受け取ったファイルのPDF化と格納作業を手作業で行っている方
• RPAを活用して、ファイル形式の変換といった定型業務を自動化したい方
• Google Driveでのファイル管理を徹底し、格納漏れなどのミスを防ぎたい方

■このテンプレートを使うメリット

• フォーム送信からPDF変換、Google Driveへの格納までを自動化し、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
• 手動でのファイル変換やアップロード作業がなくなるため、格納先の指定ミスや変換漏れといったヒューマンエラーの発生防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google DriveをYoomと連携します。
2. トリガーでフォームトリガー機能を選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定することで、添付ファイルを受け取ります。
3. 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、受け取ったファイルをPDFへ変換するブラウザ上の操作を記録します。
4. 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、変換したPDFファイルを指定のフォルダに格納します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• RPA機能の「ブラウザを操作する」アクションでは、PDF変換に利用するWebサイトのURLを任意で設定してください。この設定により、どのサイトを使ってファイルを変換するかをフローボットに指示できます。
• Google Driveの「ファイルをアップロードする」アクションでは、変換後のPDFファイルを保存するフォルダを任意で指定してください。

■注意事項

• Google DriveとYoomを連携してください。・ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法はこちらをご参照ください。