Zoom会議が終了したら、文字起こししてGmailでメールを送信する

■概要

Zoomでの会議終了後に録画データから議事録を作成し、関係者に共有する作業に手間を感じていませんか？録画のダウンロードから文字起こし、メール作成と送信までの一連の作業は、定型的でありながらも時間を要する業務です。このワークフローを活用すれば、Zoom会議の終了をトリガーに録画データの文字起こしからGmailでの共有までを自動化し、議事録作成に関わる業務を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Zoom会議の議事録作成や内容の共有に多くの時間を費やしている方
• 会議の決定事項や内容を、迅速かつ正確に関系者へ共有したいと考えている方
• 手作業による共有漏れや遅延を防ぎ、情報共有の仕組みを標準化したい方

■このテンプレートを使うメリット

• 会議終了後の一連の作業が自動化されるため、議事録作成や共有に費やしていた時間を短縮し、より重要な業務に集中できます。
• 手作業による文字起こしの手間や、メールでの共有漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、確実な情報共有を実現します。

■フローボットの流れ

1. ZoomとGmailをYoomと連携します。
2. トリガーでZoomを選択し、「ミーティングが終了したら」というトリガーアクションを設定します。
3. オペレーションでZoomの「ミーティングのレコーディング情報を取得する」アクションを設定し、終了した会議の録画データを特定します。
4. Zoomの「ミーティングのレコーディングファイルをダウンロードする」アクションで、特定した録画データをYoom内にダウンロードします。
5. AI機能の「音声データを文字起こしする」アクションで、ダウンロードした音声ファイルをテキスト化します。
6. オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、文字起こししたテキスト内容を記載したメールを自動で送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Zoomのトリガー設定で、自動化の対象としたいミーティング主催者のメールアドレスを任意で設定してください。
• Gmailのオペレーション設定では、メールの送信先（To, Cc, Bcc）や件名、本文の内容などを自由にカスタマイズすることが可能です。

■注意事項

• ZoomとGmailのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
• 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
  ・ミーティングが終了したら
  ・ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
• Zoomでミーティングのレコーディング情報を取得する際の注意点は下記をご覧ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9550398