■概要
日々Outlookで受信する新商品の情報メール。その都度内容を確認し、販促用の文章を考える作業に時間と手間がかかっていませんか。特に、魅力的なコピーを考えることは担当者の大きな負担になりがちです。このワークフローを活用すれば、Outlookで特定のメールを受信するだけで、OCR機能が情報を読み取り、AIが自動で販促文を生成します。作成された文章は即座にメールで通知されるため、マーケティング活動の初動を早め、業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受信する商品情報をもとに、販促文を手作業で作成しているマーケティング担当者の方
- AIを活用して、キャッチコピーや告知文の作成プロセスを効率化したいと考えている企画担当者の方
- 定型的な文章作成業務を自動化し、より創造的なコア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでのメール受信を起点に、販促文の草案作成から通知までが自動で完結するため、情報収集や文章作成にかかる時間を短縮できます。
- AIが文章生成を担うことで、担当者のスキルやコンディションに依存しない、安定した品質の販促文を作成でき、業務の標準化に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでOCR機能の「テキストからデータを抽出する」を選択し、受信メールの本文から商品名や特徴といった情報を抽出します。
- さらに、オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」を設定し、抽出した情報をもとに販促文を作成するよう指示します。
- 最後に、Outlookの「メールを送る」アクションを設定し、AIが生成した販促文を関係者へ自動で送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、起動のきっかけとなるメールフォルダIDや件名に含むキーワードを任意で設定し、対象のメールを絞り込めます。
- OCR機能の設定では、メール本文のどの箇所から、どのような項目（例：商品名、価格、スペックなど）を抽出するかを自由に指定できます。
- AI機能のプロンプト設定では、「若年層向けのSNS投稿文」や「丁寧な表現のメルマガ文」など、目的に合わせて生成したい文章の形式を具体的に指示することが可能です。
- Outlookのメール送信アクションでは、宛先や件名はもちろん、AIが生成したテキストを本文に差し込むなど、通知内容を自由にカスタマイズできます。
■注意事項
- OutlookとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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