Outlookの受信メールに添付されたファイルをMicrosoft Teamsに共有する

■概要

Outlookで受信した重要なメールに添付されたファイルを、都度手動でMicrosoft Teamsに共有していませんか。この作業は単純ですが手間がかかるうえ、共有漏れや遅延といったミスが発生する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Outlookで特定のメールを受信した際に、添付ファイルを自動でMicrosoft Teamsの指定チャネルへ共有できるため、こうした定型業務から解放されます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Outlookの受信メールに添付されたファイルを、手作業でMicrosoft Teamsに共有している方
• 添付ファイルの共有漏れや遅延を防ぎ、チーム内の情報連携を円滑にしたいと考えている方
• 手作業によるファイル共有業務を自動化し、より重要な業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Outlookでのメール受信からMicrosoft Teamsへのファイル共有までが自動化されるため、手作業で対応していた時間を短縮できます。
• 人の手を介さずに処理が実行されることで、ファイルのダウンロードミスや共有漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Outlook、Microsoft TeamsをそれぞれYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定し、自動化の起点となるメールの条件を指定します。
3. 続いて、オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションを設定し、トリガーで受信したメールから添付ファイルの情報を取り込みます。
4. その後、オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを設定し、取得した添付ファイルを実際にダウンロードします。
5. 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定したチャネルに共有します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Microsoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションでは、ファイルを共有したい任意のチームやチャネルを指定することが可能です。
• 共有メッセージの本文には、トリガーで取得したメールの件名や本文などの情報を変数として埋め込み、どのようなファイルが共有されたかを分かりやすく伝えることができます。

■注意事項

• Outlook、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。