■概要
Googleフォームで集めた文章の確認や校正、そして関係者への共有に手間を感じていませんか？手作業でのコピー＆ペーストやメール作成は、時間がかかるだけでなく、誤字脱字の見落としや共有漏れといったミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をトリガーに、AIが自動で文章を校正し、その結果をOutlookで指定のアドレスに送信するため、一連の作業を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで受け付けた文章の校正や共有作業に手間を感じている方
- AIを活用して、報告書やアンケートなどの文章チェックを効率化したい方
- Outlookを使った定型的な通知メールの作成と送信を自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームへの回答送信からAIによる校正、Outlookでの通知までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による文章のコピー＆ペーストやメール作成が不要になるため、転記ミスや共有漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定し、対象のフォームを指定します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」を選択し、フォームで受け取った文章を校正するよう指示を設定します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、AIが校正した文章を指定の宛先に送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームで設定する質問項目は、文章校正の目的に合わせて自由に作成できます。
- AI機能の「テキストを生成する」では、校正のルールや文章のトーンなど、AIへの指示（プロンプト）を具体的にカスタマイズすることが可能です。
- Outlookの「メールを送る」アクションでは、送信先のメールアドレスや件名、本文を任意で設定でき、フォームの回答やAIの生成結果を本文に差し込めます。
■注意事項
- Googleフォーム、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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